A Prefeitura de Rolândia iniciou neste mês de outubro a implantação de um Sistema Eletrônico de Informações que substituirá em 100% a tramitação de formulários de papéis por formulário eletrônico.
No dia primeiro de outubro, através do Decreto nº 326, a Prefeitura instituiu o Programa “ROLÂNDIA DIGITAL”, que regulamenta todo o processo de informações, em ambiente digital de gestão documental, seja para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança ou acesso a documentos e informações.
O novo sistema já está fase final de preparação, com os usuários iniciais cadastrados, num total de 242 funcionários, 139 setores, 15 secretarias, controladoria interna e defesa civil. Os assuntos de protocolo atualmente utilizados já foram cadastrados e, os atuais usuários do sistema de protocolo da Prefeitura de Rolândia também já estão sendo importados.
Os servidores estão sendo capacitados através de plataforma EAD devido a pandemia do Covid-19 e, após a conclusão do curso online e realização de prova, serão certificados.
Funcionamento
A tramitação interna, entre os setores, será realizada através de memorandos eletrônicos. A tramitação externa, entre a prefeitura e seu público externo (fornecedores, entidades, outras esferas de governo, etc) será realizada através de ofícios eletrônicos. A população se comunicará com a prefeitura para assuntos de interesse individual, através de protocolo eletrônico; e, para assuntos de interesse coletivo através de atendimento eletrônico.
Tramitação digital
A partir da implantação do novo sistema, todos os documentos tramitarão dentro da Prefeitura de Rolândia de forma digital (eletrônica), assim, ao dar entrada em um processo na prefeitura, todos os documentos em papel serão digitalizados. E, os documentos gerados internamento não serão mais impressos, mas gerados em arquivo, tramitando eletronicamente.
Documentos assinados digitalmente
Todos os processos gerados dentro da nova plataforma – memorandos, ofícios, processos administrativos – serão assinados digitalmente e, documentos gerados eletronicamente anexados ao sistema que, anteriormente eram assinados fisicamente passarão a ser assinados digitalmente, como notas de empenho, ordens de pagamento, pareceres.
Acompanhamento de protocolos
Todos os cidadãos que fizerem seus protocolos no novo sistema receberão um código, através do qual poderão acompanhar a tramitação do seu requerimento protocolado.
Os protocolos poderão ser realizados eletronicamente, sem a necessidade de estar presencialmente na prefeitura. E, informando uma conta de e-mail, o contato com o contribuinte também será realizado de forma eletrônica, com registro no sistema de todas as movimentações realizadas no processo do contribuinte.
A prefeitura, através de seu setor de protocolo, continuará recebendo os processos fisicamente, contudo, no ato do protocolo, os documentos serão digitalizados e anexados ao processo, com a devolução ao contribuinte do documento físico.
Economia e redução de burocracia
A expectativa do Secretário de Finanças, Marcos Gabriel, é que a economia gerada pela implantação do novo sistema, com redução de impressão de documentos e, o deslocamento físico de funcionários entre as diversas secretarias e seus setores, pague pela despesa do novo sistema. E, além da economia, a agilidade na resolução de problemas e, redução da burocracia, permitirá uma maior eficiência, levando os servidores públicos a resolverem um maior número de processos no mesmo espaço de tempo. Assim, os contribuintes terão uma resposta mais rápida a suas demandas junto a Prefeitura.
Maior transparência nos atos públicos
A implantação do Sistema Eletrônico de Informações trará maior transparência aos atos públicos. Além dos instrumentos de transparência já disponíveis no site da Prefeitura, que atende a legislações federal e estadual, com o novo sistema, os processos em tramitação requerido pelo contribuinte, estarão disponíveis e, toda a movimentação de processo poderá ser visualizada.
Disponível na próxima semana
A partir da próxima segunda-feira (19/10), o novo sistema já estará disponível para a população. O mesmo será acesso a partir do site da prefeitura – www.rolandia.pr.gov.br, na opção Protocolo Eletrônico. Os processos protocolados até 18/10, na plataforma de protocolo que está sendo substituída, ficará disponível somente para consulta dos usuários que ainda tiverem processos em tramitação iniciado nesta plataforma. Porém, novos processos somente serão protocolados nesta nova plataforma.
Resultados
Diversos municípios do Brasil já estão colhendo resultados
Tubarão/SC – 104 mil habitantes:
Desde que implantou o sistema:
1.500.375 documentos oficiais emitidos
669 usuários
R$ 147.268,87 Potencial de economia
80.060 pessoas atendidas
Itapema/SC – 61 mil habitantes
751.854 documentos oficiais emitidos
309 usuários
R$ 161.602,09 – Potencial de economia
49.161 atendimentos realizados
Informações: Ascom/Prefeitura
Foto ilustrativa/Pixabay
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